Imprimarea parţială sau integrală a unei foi sau a întregului registru

Imprimarea parţială sau integrală a unei foi sau a întregului registru

1. Pentru a imprima:

- O zonă a unei foi de calcul → se selectează respectiva regiune

- Întreaga foaie de calcul → se selectează orice celulă din respectiva foaie de calcul

- Câteva foi de calcul → se selectează respectivele foi de calcul

- Întregul registru → se selectează orice celulă din oricare foaie de calcul

- Un tabel definit ca Excel Table din foaia de calcul → se dă clic într-o celulă a tabelului

2. Butonul Office → Imprimare (Office Button → Print) sau (Ctrl + P)

3. În caseta de dialog Imprimare (Print), la rubrica De imprimat: (Print what:), se optează pentru: Selecţie (Selection), Foile active (Active sheet(s)), Tot registrul de lucru (Entire workbook) sau Tabel (Table).

Observaţie: dacă o foaie de calcul are definită zonă de imprimare (Print Area), doar această zonă va fi tipărită. Dacă nu se doreşte tipărirea doar a zonei de imprimare, se va bifa opţiunea Ignorare zone de imprimare (Ignore print areas).

Stabilirea opţiunilor de imprimare

Caseta de dialog Imprimare (Print) permite stabilirea următoarelor aspecte:

 Rubrica Imprimantă (Printer) → caseta Nume (Name) → selectarea imprimantei la care se va face tipărirea.

 Zonă de imprimat (Print Range) → tipărirea zonelor de imprimat definite anterior sau, în cazul în care nu s-au definit, a întregului document - Toate (All) sau a unor anumite pagini, specificate în casetele De la: (From:) şi La: (To:) ale opţiunii Pagini (Page(s)).

 Imprimare în fişier (Print to file) → tipărirea într-un fişier de imprimare

 Număr de copii (Number of Copies) → numărul de exemplare de imprimat

 Asamblare (Collate) – pentru exemplare multiple - imprimă toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprimă următorul exemplar

Observaţie: Pentru a imprima întregul conţinut al registrului sau zona de imprimare (dacă a fost definită) fără a mai schimba alte opţiuni, se poate solicita tipărirea rapidă, din: Buton Office → Imprimare → Imprimare rapidă (Office Button → Print → Quick Print).

Diagrame realizate cu ajutorul datelor din registru de calcul

Diagrame realizate cu ajutorul datelor din registru de calcul

Diagrama este definită ca reprezentarea grafică a datelor de tip numeric dintr-un tabel. Pentru realizarea unei diagrame se selectează acele blocuri de celule din tabel care vor fi reprezentate grafic (inclusiv celulele corespunzătoare din capul de tabel şi eventualele celule cu text explicativ), apoi tabul Inserare → grupul Diagrame (tabul Insert → grupul Charts)

şi se alege tipul diagramei cu clic pe pictograma corespunzătoare (Coloană (Column), Bară (Bar), Radială (Pie), etc.), ceea ce duce la deschiderea listei cu subtipurile aferente; se selectează subtipul dorit cu clic pe el.

Editarea diagramei

Pentru a modifica o diagramă sau diversele ei componente, este necesară selectarea acesteia cu clic pe ea, după care se utilizează instrumentele de lucru cu diagramele - tabul Instrumente diagramă (Chart Tools), si anume opţiunile puse la dispoziţie de taburile Proiectare (Design), Aspect (Layout) şi Format.

Tabul Proiectare (Design) permite realizarea următoarelor operaţii:

Ø Schimbarea tipului şi subtipului diagramei: grupul Tip → butonul Modificare tip diagramă (grupul Type → butonul Change Chart Type)

Apare caseta de dialog Modificare tip diagramă (Change Chart Type), de unde se selectează tipul şi subtipul de diagramă dorit.

Modificarea datelor sursă ale diagramei: grupul Date → butonul Selectare date (grupul Data → butonul Select Data)

 

Adăugarea/eliminarea, amplasarea şi formatarea diverselor etichete pe diagramă → grupul Etichete (Labels)→ butoanele:

Sortarea datelor. Introducerea unei formule

Sortarea datelor

Sortarea reprezintă ordonarea înregistrărilor unui tabel în ordine alfabetică, numerică sau cronologică, după culoarea de umplere a celulelor, culoarea fonturilor, după simboluri grafice, ascendent sau descendent, după unul sau mai multe criterii de sortare. Observaţie: Aplicaţia Microsoft Excel 2007 permite aplicarea de până la 64 de criterii de sortare într-un tabel

 Sortarea având drept criteriu o singură coloană:

1. Clic într-o celulă a coloanei criteriu de sortare

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare (Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter) → în funcţie de natura informaţiilor conţinute şi de ordinea de sortare se alege:

o Pentru informaţii de tip şir de caractere → Sortare de la A la Z (Sort A to Z) sau Sortare de la Z la A (Sort Z to A)

o Pentru informaţii de tip numeric → Sortare de la cel mai mic la cel mai mare (Sort Smallest to Largest) sau Sortare de la cel mai mare la cel mai mic (Sort Largest to Smallest)

o Pentru informaţii de tip dată calendaristică/ timp → Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou (Sort Oldest to Newest) sau Sortare de la cel mai nou la cel mai vechi (Sort Newest to Oldest)

o Sortarea după culoarea de umplere a celulelor → Sortare particularizată (Custom Sort) → în caseta de dialog Sortare (Sort) se precizează:

 În caseta Sortare după (Sort By) – numele coloanei criteriu de sortare

 În caseta Sortare pe baza (Sort On) → Culoare celulă (Cell Color)

 Caseta Ordine (Order) – culoarea de umplere după care se solicită ordonarea (se alege din listă)

Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) – ordinea de sortare (sus/ jos)

o Sortarea după culoarea fonturilor → Sortare particularizată (Custom Sort) → în caseta de dialog Sortare (Sort) se precizează:

 În caseta Sortare după (Sort By) – coloana criteriu de sortare

 În caseta Sortare pe baza (Sort On) → Culoare font (Font Color)

 Caseta Ordine (Order) – culoarea fontului după care se solicită ordonarea (se alege din listă)

 Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) – ordinea de sortare (sus/ jos)

Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi coloană)

Un nou criteriu de sortare va fi aplicat unui tabel doar pentru acelor înregistrări care, în urma aplicării criteriului anterior, au valori / culori / pictograme identice pe coloana criteriu de sortare. Se pot stabili mai multe criterii de sortare pentru un tabel astfel:

1. Clic într-o celulă oarecare a tabelului

2. Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare → Sortare particularizată

(Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter → Custom Sort) → apare caseta de dialog Sortare (Sort)

3. Se stabileşte primul criteriu de sortare, completând, aşa cum s-a prezentat anterior, casetele: Sortare după (Sort By), Sortare pe baza (Sort On), Ordine (Order), eventual Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) şi opţiuni

4. Se adaugă un nou criteriu de sortare prin acţionarea butonului Adăugare nivel (Add Level) şi i se completează corespunzător rubricile

Se reordonează nivelurile de sortare din butoanele Mutare în sus (Move Up) şi Mutare în jos (Move Down). Se elimină un nivel (criteriu) de sortare cu butonul Ştergere nivel (Delete Level)

Introducerea unei formule - expresie de calcul

Formula – reprezintă expresie de calcul formată din:

 Semnul „=” este în mod obligatoriu primul caracter în orice formulă

 Operanzi (etichete, valori, referinţe de celule/blocuri de celule, funcţii);

 Operatori:

 aritmetici (+ adunare, - scădere, / împărţire, * înmulţire, ^ ridicare la putere);

 logici (and, or, not);

 relaţionali (> mai mare, >= mai mare sau egal, < mai mic, <=mai mic sau egal, = egal, <> diferit).

 Paranteze rotunde pentru a schimba ordinea normală de efectuare a calculelor.

Pentru introducerea unei formule se parcurg următorii paşi:

1. Se selectează celula în care se aşteaptă rezultatul.

2. Se tastează semnul „=”.

3. Se introduc componentele formulei:

 Operatori, paranteze – direct de la tastatură;

 Operanzii se introduc de la tastatură sau, dacă aceştia sunt referinţe la celulele implicate în calcul, pot fi specificaţi şi prin selectare cu mausul direct din foaia de calcul.

4. Se confirmă formula apăsând tasta Enter sau prin clic pe butonul  de pe bara de formule. Se renunţă la introducerea formulei pe parcursul tastării apăsând tasta Esc, sau prin clic pe butonul  de pe bara de formule.

Căutarea / înlocuirea conţinutului unei celule

Căutarea / înlocuirea conţinutului unei celule

 Căutarea informaţiilor

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Găsire şi selectare → Găsire (tabul Home → grupul Editing → butonul Find & Select → Find )

Prin acţionarea succesivă a butonului Următorul găsit (Find Next) se selectează pe rând toate apariţiile şirului căutat. Pentru afişarea într-o listă sub fereastra de căutare a tuturor locaţiilor şirului căutat, se apasă butonul Găsirea tuturor (Find All).

Înlocuirea informaţiilor

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Găsire şi selectare → Înlocuire (tabul Home → grupul Editing → butonul Find & Select → Replace)

Inserare de rânduri

Se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi situat sub noile rânduri goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare rânduri foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Rows);

Inserare de coloane

Se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi situată în dreapta noilor coloane goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare coloane foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Columns);

Inserare de celule

Se selectează celulele ce se află pe poziţia unde se doresc celulele goale, noi, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare celule (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Cells (sau clic dreapta pe selecţie → Inserare (Insert)); Apare o casetă de dialog din care se alege acţiunea dorită a se efectua cu celulele selectate după introducerea celor noi, sau se poate opta pentru introducerea unor rânduri sau coloane noi întregi în zona selectată; 

Selectarea celulelor

Selectarea celulelor

Selectarea unei celule – alegerea celulei ca celulă activă prin clic în celulă;

 Selectarea unui bloc de celule (zona compactă de celule adiacente), se poate face în două moduri:

clic pe una din celulele din colţul zonei → glisarea mausului până în colţul diagonal opus; clic pe una din celulele din colţul zonei → cu tasta Shift apăsată clic pe colţul diagonal opus.

Ştergerea conţinutului celulelor

- Se selectează celulele → se apasă tasta Delete; această opţiune şterge doar conţinutul celulei, nu şi alte componente ale acesteia (formatări, comentarii);

Copierea/mutarea datelor din celule

1. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → Clic pe marginea zonei selectate → se glisează mausul până în zona destinaţie (pentru mutare) sau cu tasta Ctrl apăsată se glisează mausul până în zona destinaţie (pentru copiere).

2. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → tabul Pornire → grupul Clipboard → butonul Copiere (tabul Home → grupul Clipboard → butonul Copy) - pentru copiere sau butonul Decupare (Cut) - pentru mutare. Datele se plasează în Clipboard, de unde se pot prelua astfel:

 Se selectează prima celulă din zona destinaţie → tabul Pornire → grupul Clipboard → butonul Lipire (tabul Home → grupul Clipboard → butonul Paste); zona destinaţie poate fi situată în foaia de calcul curentă, într-o altă foaie de calcul a documentului curent, sau într-un alt document.

Formatarea textului: font, dimensiune, stil, culoare, orientare

Formatarea textului: font, dimensiune, stil, culoare, orientare

Tabul Font (Font) – permite precizarea formatarea fonturilor (caracterelor) după cum urmează:

Lista Font (Font) – permite alegerea unui corp de literă.

 Lista Stil font (Font Style) permite alegerea stilului fontului:

 Obişnuit (Regular) – valoare implicită;

 Cursiv (Italic) – înclinat;

 Aldin (Bold) – îngroşat;

 Aldin Cursiv (Bold Italic) – îngroşat şi înclinat.

 Lista Dimensiune (Size) – permite schimbarea dimensiunii fontului.

 Lista Subliniere (Underline) – permite alegerea unui stil de subliniere.

 Lista Culoare (Color) – permite modificarea culorii textului.

 Tăiere text cu o linie (Stikethrough) – taie textul selectat cu o linie

 Exponent (Superscript) – formatare ca exponent

 Indice (Subscript) – formatare ca indice

O mare parte din opţiunile de formatare ale filei Font a casetei de dialog Formatare celule (Format Cells) sunt disponibile şi din tabul Pornire → grupul Font (tabul Home → grupul Font), şi anume:

Formatarea celulelor

Formatarea celulelor

Formatarea se realizează astfel:

1. Se selectează elementele (celule, rânduri, coloane) în care există date al căror aspect se va schimba.

2. Se alege tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format → Formatare celule (tabul Home → grupul Cells → butonul Format → Format Cells) – pentru formatarea celulelor; altfel: clic dreapta pe celulele selectate → Formatare celule (Format Cells)

Apare caseta de dialog Formatare celule (Format Cells). Aceasta conţine mai multe taburi: Tabul Număr (Number) – permite alegerea modului de reprezentare a diferitelor tipuri de date din celule, conform categoriei alese din lista Categorie (Category). Dintre categoriile cel mai des utilizate amintim:

General (General) – anulează formatarea existentă pentru valori numerice.

 Număr (Number) – permite:

 Stabilire număr de zecimale – Număr zecimale (Decimal places);

 Afişare numere utilizând separator mii – Utilizarea separator mii (Use 1000 Separator);

 Afişarea numere negative – Numere negative (Negative Numbers).

Procentaj (Percentage) – permite:

 Transformarea valorii numerice existentă în celulă într-o valoare procentuală prin înmulţirea valorii iniţiale cu 100 şi adăugarea simbolului „%”;

 Stabilire număr de zecimale (Decimal places).

 Simbol monetar (Currency) – afişează valorile numerice însoţite de simbolul monetar şi permite:

 Alegerea simbolul monetar din lista Simbol (Symbol). Simbolul implicit este cel ales pentru opţiunile regionale

 Stabilire număr de zecimale (Decimal places);

 Forma de afişare a numerelor negative (Negative Numbers).

Dată (Date) – permite:

 Selectarea diferitelor formate de afişare pentru data calendaristică din lista Tip (Type).

 Oră (Time) – permite:

 Selectarea diferitelor formate de afişare pentru momentul de timp din lista Tip (Type). 

Formatarea foilor de calcul- margini, orientare, dimensiune, fundal, antet si subsol

Formatarea foilor de calcul

Stabilirea caracteristicilor de formatare ale unei foi de calcul se poate realiza, în mare măsură, din diversele opţiuni puse la dispoziţie de butoanele de comandă ale tabului Aspect pagină (Page Layout) sau din caseta de dialog Iniţializare pagină (Page Setup).

Stabilirea marginilor paginii

Se poate opta pentru una din variantele predefinite de configurare a marginilor de Sus (Top), Jos (Bottom), Stânga (Left), Dreapta (Right) ale paginii, şi anume Normal, Îngust (Narrow) sau Lat (Wide) din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Margini (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Margins) → se alege una dintre variantele predefinite sau, pentru a defini margini particulare

Stabilirea orientării paginii

Orientarea paginii poate fi verticală Portret (Portrait) sau orizontală Vedere (Landscape), iar comutarea între cele două variante se face din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Orientare → Portret sau Vedere (Tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Orientation → Portrait sau Landscape)

 

Stabilirea dimensiunii hârtiei

Se poate opta pentru o dimensiune predefinită a hârtiei pe care se va face imprimarea din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Dimensiune (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Size) → se alege o dimensiune predefinită

Stabilirea rândurilor şi/ sau a coloanelor ce se vor repeta pe fiecare pagină imprimată

Pentru a stabili imprimarea la începutul fiecărei pagini tipărite a unuia sau mai multor rânduri (opţiune utilă pentru tabelele cu număr mare de linii): Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Imprimare titluri → apare caseta de dialog Iniţializare pagină → fila Foaie → se specifică rândul/ rândurile în caseta Rânduri de repetat la început (Tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Print Titles → apare caseta de dialog Page Setup → fila Sheet → se specifică rândul/ rândurile în caseta Rows to repeat at top)

Fundalul foii de calcul

Se poate opta pentru un fundal al foii de calcul constituit dintr-o imagine salvată într-un fişier astfel: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Fundal (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Background) → în caseta de dialog Fundal foaie (Background) se selectează imaginea Renunţarea la fundalul unei foi de calcul se face cu: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Ştergere fundal (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Delete Background)

Imprimarea grilelor foii de calcul şi a titlurilor de rând şi de coloană

În mod implicit, aceste elemente nu se tipăresc. Pentru a le face vizibile la imprimare:

Tabul Aspect pagină → grupul Opţiuni de foaie → se bifează casetele de opţiune Imprimare pentru Linii de grilă şi/ sau Titluri (tabul Page Layout → grupul Sheet Options → se bifează casetele de opţiune Print pentru Gridlines şi/sau Headings)

Crearea şi modificarea antetului şi a subsolului

Configurarea acestor zone se poate realiza astfel:

1. Tabul Inserare → grupul Text → butonul Antet şi subsol (tabul Insert → grupul Text → butonul Header & Footer)

ceea ce va conduce la trecerea automată a foii de calcul în modul de vizualizare Aspect pagină (Page Layout) şi la afişarea în panglica aplicaţiei a instrumentelor de lucru cu antetul şi subsolul – Instrumente antet şi subsol (Header & Footer Tools), cu tabul Proiectare (Design);

fila Antet/Subsol (caseta de dialog Page Setup → fila Header/Footer), introducând diverse informaţii predefinite din listele casetelor Antet: (Header:), respectiv Subsol: (Footer:), sau creând antet/subsol particularizat, cu butoanele Antet particularizat… (Custom Header...) şi Subsol particularizat… (Custom Footer...).

Modurile de vizualizare a foii de calcul

Modurile de vizualizare a foii de calcul

Schimbarea dimensiunii de vizualizare a documentului se realizează din caseta de dialog Panoramare (Zoom), casetă ce se deschide la una din comenzile:

- Tabul Panoramare → butonul Panoramare (tabul View → butonul Zoom)

- Clic pe factorul de scalare în partea dreaptă a barei de stare

Modul de vizualizare Aspect pagină

Modul de vizualizare Aspect pagină (Page Layout) se accesează astfel:

- Tabul Vizualizare → grupul Vizualizări registre de lucru → butonul Aspect pagină  (tabul View → grupul Workbook Views → butonul Page Layout)

- Butonul Aspect pagină ( Page Layout) din bara de stare a aplicaţiei .

Acest mod de vizualizare este util în pregătirea foii de calcul pentru imprimare.

Modul de vizualizare Examinare înaintea imprimării

Modul de vizualizare Examinare înaintea imprimării (Print Preview) se accesează din: Butonul Buton Office → Imprimare → Examinare înaintea imprimării (Office Button → Print → Print Preview) sau combinaţia de taste Ctrl + F2 În urma executării acestei comenzi va apărea fereastra corespunzătoare reprezentată în figură: Acest mod de vizualizare permite examinarea foii de calcul exact aşa cum va apărea aceasta la imprimantă.

Modul de vizualizare Examinare sfârşit de pagină

Accesarea acestui mod de vizualizare se face alegând: tabul Vizualizare → grupul Vizualizări registre de lucru → butonul Examinare sfârşit de pagină (tabul View → grupul Workbook Views → butonul Page Break Preview).