Folosirea functiilor SUM, MAX, MIN, COUNT, AVERAGE

Folosirea functiilor SUM, MAX, MIN, COUNT, AVERAGE

SUM Funcţia SUM adună valorile precizate drept argumente. Sintaxa: SUM (number1; number 2; ...) unde number 1, number 2, ... sunt de la 1 la 30 de argumente pentru care se va obţine însumarea. Exemple: SUM(A2:A8) SUM(3;5) SUM(B2:B7;23)

Observaţie: Funcţia SUM poate fi apelată printr-o facilitate suplimentară oferită de utilizarea butonului Însumare automată (AutoSum) din tabul Pornire → grupul Editare (tabul Home → grupul Editing) sau tabul Formule → grupul Bibliotecă de funcţii (tabul Formulas → grupul Function Library). Există două variante, în funcţie de poziţia celulei rezultat relative la zona argumentelor, şi anume:

a) dacă celula rezultat este adiacentă blocului de argumente (dedesubtul sau la dreapta acestuia), atunci se selectează argumentele şi celula în care se aşteaptă rezultatul şi se apasă butonul Însumare automată (AutoSum).

b) dacă celula rezultat nu este adiacentă argumentelor, se apasă butonul Însumare automată (AutoSum), se precizează între parantezele funcţiei argumentele (prin tastare sau prin selectare), apoi se confirmă introducerea formulei cu tasta Enter.

MAX Funcţia MAX calculează maximul valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente Sintaxa: MAX(number 1;number 2;...) unde number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuri de informaţii, dintre care însă se va calcula maximul doar al celor de tip numeric.

  Cea mai mare notă din listă =MAX(B13:B16) = 9

MIN Funcţia MIN calculează minimul valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente Sintaxa: MIN(number 1;number 2;...) unde number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuri de informaţii, dintre care însă se va calcula minimul doar al celor de tip numeric.

 Cea mai mică notă din listă =MIN(B13:B16) = 2

AVERAGE Funcţia AVERAGE calculează media aritmetică valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente Sintaxa: AVERAGE(number 1;number 2;...) unde number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuri de informaţii, dintre care însă se va calcula media aritmetică doar pentru cele de tip numeric.

Media aritmetică a notelor obţinute =AVERAGE(B13:B16) = 5,25

COUNT Funcţia COUNT numără celulele ce conţin informaţii de tip numeric şi numerele introduse într-o listă de argumente. Sintaxa: COUNT(value1;value2;...) unde value1; value2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuri de informaţii, dintre care însă vor fi numărate doar cele de tip numeric.

Numărul valorilor de tip numeric din blocul de celule A12:B16 =COUNT(A12:B16) = 4

Observaţie: Funcţiile MAX, MIN, AVERAGE, COUNT pot fi apelate, pe lângă metodele generale enunţate anterior, şi prin selectarea lor din lista derulantă a butonului de comandă Însumare automată (AutoSum), procedându-se asemănător ca pentru funcţia SUM, cu menţiunea că funcţia COUNT se va regăsi în această listă sub denumirea de Count Numbers.

Imprimarea parţială sau integrală a unei foi sau a întregului registru

Imprimarea parţială sau integrală a unei foi sau a întregului registru

1. Pentru a imprima:

- O zonă a unei foi de calcul → se selectează respectiva regiune

- Întreaga foaie de calcul → se selectează orice celulă din respectiva foaie de calcul

- Câteva foi de calcul → se selectează respectivele foi de calcul

- Întregul registru → se selectează orice celulă din oricare foaie de calcul

- Un tabel definit ca Excel Table din foaia de calcul → se dă clic într-o celulă a tabelului

2. Butonul Office → Imprimare (Office Button → Print) sau (Ctrl + P)

3. În caseta de dialog Imprimare (Print), la rubrica De imprimat: (Print what:), se optează pentru: Selecţie (Selection), Foile active (Active sheet(s)), Tot registrul de lucru (Entire workbook) sau Tabel (Table).

Observaţie: dacă o foaie de calcul are definită zonă de imprimare (Print Area), doar această zonă va fi tipărită. Dacă nu se doreşte tipărirea doar a zonei de imprimare, se va bifa opţiunea Ignorare zone de imprimare (Ignore print areas).

Stabilirea opţiunilor de imprimare

Caseta de dialog Imprimare (Print) permite stabilirea următoarelor aspecte:

 Rubrica Imprimantă (Printer) → caseta Nume (Name) → selectarea imprimantei la care se va face tipărirea.

 Zonă de imprimat (Print Range) → tipărirea zonelor de imprimat definite anterior sau, în cazul în care nu s-au definit, a întregului document - Toate (All) sau a unor anumite pagini, specificate în casetele De la: (From:) şi La: (To:) ale opţiunii Pagini (Page(s)).

 Imprimare în fişier (Print to file) → tipărirea într-un fişier de imprimare

 Număr de copii (Number of Copies) → numărul de exemplare de imprimat

 Asamblare (Collate) – pentru exemplare multiple - imprimă toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprimă următorul exemplar

Observaţie: Pentru a imprima întregul conţinut al registrului sau zona de imprimare (dacă a fost definită) fără a mai schimba alte opţiuni, se poate solicita tipărirea rapidă, din: Buton Office → Imprimare → Imprimare rapidă (Office Button → Print → Quick Print).

Diagrame realizate cu ajutorul datelor din registru de calcul

Diagrame realizate cu ajutorul datelor din registru de calcul

Diagrama este definită ca reprezentarea grafică a datelor de tip numeric dintr-un tabel. Pentru realizarea unei diagrame se selectează acele blocuri de celule din tabel care vor fi reprezentate grafic (inclusiv celulele corespunzătoare din capul de tabel şi eventualele celule cu text explicativ), apoi tabul Inserare → grupul Diagrame (tabul Insert → grupul Charts)

şi se alege tipul diagramei cu clic pe pictograma corespunzătoare (Coloană (Column), Bară (Bar), Radială (Pie), etc.), ceea ce duce la deschiderea listei cu subtipurile aferente; se selectează subtipul dorit cu clic pe el.

Editarea diagramei

Pentru a modifica o diagramă sau diversele ei componente, este necesară selectarea acesteia cu clic pe ea, după care se utilizează instrumentele de lucru cu diagramele - tabul Instrumente diagramă (Chart Tools), si anume opţiunile puse la dispoziţie de taburile Proiectare (Design), Aspect (Layout) şi Format.

Tabul Proiectare (Design) permite realizarea următoarelor operaţii:

Ø Schimbarea tipului şi subtipului diagramei: grupul Tip → butonul Modificare tip diagramă (grupul Type → butonul Change Chart Type)

Apare caseta de dialog Modificare tip diagramă (Change Chart Type), de unde se selectează tipul şi subtipul de diagramă dorit.

Modificarea datelor sursă ale diagramei: grupul Date → butonul Selectare date (grupul Data → butonul Select Data)

 

Adăugarea/eliminarea, amplasarea şi formatarea diverselor etichete pe diagramă → grupul Etichete (Labels)→ butoanele:

Sortarea datelor. Introducerea unei formule

Sortarea datelor

Sortarea reprezintă ordonarea înregistrărilor unui tabel în ordine alfabetică, numerică sau cronologică, după culoarea de umplere a celulelor, culoarea fonturilor, după simboluri grafice, ascendent sau descendent, după unul sau mai multe criterii de sortare. Observaţie: Aplicaţia Microsoft Excel 2007 permite aplicarea de până la 64 de criterii de sortare într-un tabel

 Sortarea având drept criteriu o singură coloană:

1. Clic într-o celulă a coloanei criteriu de sortare

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare (Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter) → în funcţie de natura informaţiilor conţinute şi de ordinea de sortare se alege:

o Pentru informaţii de tip şir de caractere → Sortare de la A la Z (Sort A to Z) sau Sortare de la Z la A (Sort Z to A)

o Pentru informaţii de tip numeric → Sortare de la cel mai mic la cel mai mare (Sort Smallest to Largest) sau Sortare de la cel mai mare la cel mai mic (Sort Largest to Smallest)

o Pentru informaţii de tip dată calendaristică/ timp → Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou (Sort Oldest to Newest) sau Sortare de la cel mai nou la cel mai vechi (Sort Newest to Oldest)

o Sortarea după culoarea de umplere a celulelor → Sortare particularizată (Custom Sort) → în caseta de dialog Sortare (Sort) se precizează:

 În caseta Sortare după (Sort By) – numele coloanei criteriu de sortare

 În caseta Sortare pe baza (Sort On) → Culoare celulă (Cell Color)

 Caseta Ordine (Order) – culoarea de umplere după care se solicită ordonarea (se alege din listă)

Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) – ordinea de sortare (sus/ jos)

o Sortarea după culoarea fonturilor → Sortare particularizată (Custom Sort) → în caseta de dialog Sortare (Sort) se precizează:

 În caseta Sortare după (Sort By) – coloana criteriu de sortare

 În caseta Sortare pe baza (Sort On) → Culoare font (Font Color)

 Caseta Ordine (Order) – culoarea fontului după care se solicită ordonarea (se alege din listă)

 Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) – ordinea de sortare (sus/ jos)

Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi coloană)

Un nou criteriu de sortare va fi aplicat unui tabel doar pentru acelor înregistrări care, în urma aplicării criteriului anterior, au valori / culori / pictograme identice pe coloana criteriu de sortare. Se pot stabili mai multe criterii de sortare pentru un tabel astfel:

1. Clic într-o celulă oarecare a tabelului

2. Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare → Sortare particularizată

(Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter → Custom Sort) → apare caseta de dialog Sortare (Sort)

3. Se stabileşte primul criteriu de sortare, completând, aşa cum s-a prezentat anterior, casetele: Sortare după (Sort By), Sortare pe baza (Sort On), Ordine (Order), eventual Sus/ Jos (On Top/ On Bottom) şi opţiuni

4. Se adaugă un nou criteriu de sortare prin acţionarea butonului Adăugare nivel (Add Level) şi i se completează corespunzător rubricile

Se reordonează nivelurile de sortare din butoanele Mutare în sus (Move Up) şi Mutare în jos (Move Down). Se elimină un nivel (criteriu) de sortare cu butonul Ştergere nivel (Delete Level)

Introducerea unei formule - expresie de calcul

Formula – reprezintă expresie de calcul formată din:

 Semnul „=” este în mod obligatoriu primul caracter în orice formulă

 Operanzi (etichete, valori, referinţe de celule/blocuri de celule, funcţii);

 Operatori:

 aritmetici (+ adunare, - scădere, / împărţire, * înmulţire, ^ ridicare la putere);

 logici (and, or, not);

 relaţionali (> mai mare, >= mai mare sau egal, < mai mic, <=mai mic sau egal, = egal, <> diferit).

 Paranteze rotunde pentru a schimba ordinea normală de efectuare a calculelor.

Pentru introducerea unei formule se parcurg următorii paşi:

1. Se selectează celula în care se aşteaptă rezultatul.

2. Se tastează semnul „=”.

3. Se introduc componentele formulei:

 Operatori, paranteze – direct de la tastatură;

 Operanzii se introduc de la tastatură sau, dacă aceştia sunt referinţe la celulele implicate în calcul, pot fi specificaţi şi prin selectare cu mausul direct din foaia de calcul.

4. Se confirmă formula apăsând tasta Enter sau prin clic pe butonul  de pe bara de formule. Se renunţă la introducerea formulei pe parcursul tastării apăsând tasta Esc, sau prin clic pe butonul  de pe bara de formule.

Căutarea / înlocuirea conţinutului unei celule

Căutarea / înlocuirea conţinutului unei celule

 Căutarea informaţiilor

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Găsire şi selectare → Găsire (tabul Home → grupul Editing → butonul Find & Select → Find )

Prin acţionarea succesivă a butonului Următorul găsit (Find Next) se selectează pe rând toate apariţiile şirului căutat. Pentru afişarea într-o listă sub fereastra de căutare a tuturor locaţiilor şirului căutat, se apasă butonul Găsirea tuturor (Find All).

Înlocuirea informaţiilor

Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Găsire şi selectare → Înlocuire (tabul Home → grupul Editing → butonul Find & Select → Replace)

Inserare de rânduri

Se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi situat sub noile rânduri goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare rânduri foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Rows);

Inserare de coloane

Se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi situată în dreapta noilor coloane goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare coloane foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Columns);

Inserare de celule

Se selectează celulele ce se află pe poziţia unde se doresc celulele goale, noi, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare celule (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Cells (sau clic dreapta pe selecţie → Inserare (Insert)); Apare o casetă de dialog din care se alege acţiunea dorită a se efectua cu celulele selectate după introducerea celor noi, sau se poate opta pentru introducerea unor rânduri sau coloane noi întregi în zona selectată; 

Selectarea celulelor

Selectarea celulelor

Selectarea unei celule – alegerea celulei ca celulă activă prin clic în celulă;

 Selectarea unui bloc de celule (zona compactă de celule adiacente), se poate face în două moduri:

clic pe una din celulele din colţul zonei → glisarea mausului până în colţul diagonal opus; clic pe una din celulele din colţul zonei → cu tasta Shift apăsată clic pe colţul diagonal opus.

Ştergerea conţinutului celulelor

- Se selectează celulele → se apasă tasta Delete; această opţiune şterge doar conţinutul celulei, nu şi alte componente ale acesteia (formatări, comentarii);

Copierea/mutarea datelor din celule

1. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → Clic pe marginea zonei selectate → se glisează mausul până în zona destinaţie (pentru mutare) sau cu tasta Ctrl apăsată se glisează mausul până în zona destinaţie (pentru copiere).

2. Se selectează celulele cu date (celulele sursă) → tabul Pornire → grupul Clipboard → butonul Copiere (tabul Home → grupul Clipboard → butonul Copy) - pentru copiere sau butonul Decupare (Cut) - pentru mutare. Datele se plasează în Clipboard, de unde se pot prelua astfel:

 Se selectează prima celulă din zona destinaţie → tabul Pornire → grupul Clipboard → butonul Lipire (tabul Home → grupul Clipboard → butonul Paste); zona destinaţie poate fi situată în foaia de calcul curentă, într-o altă foaie de calcul a documentului curent, sau într-un alt document.

Formatarea textului: font, dimensiune, stil, culoare, orientare

Formatarea textului: font, dimensiune, stil, culoare, orientare

Tabul Font (Font) – permite precizarea formatarea fonturilor (caracterelor) după cum urmează:

Lista Font (Font) – permite alegerea unui corp de literă.

 Lista Stil font (Font Style) permite alegerea stilului fontului:

 Obişnuit (Regular) – valoare implicită;

 Cursiv (Italic) – înclinat;

 Aldin (Bold) – îngroşat;

 Aldin Cursiv (Bold Italic) – îngroşat şi înclinat.

 Lista Dimensiune (Size) – permite schimbarea dimensiunii fontului.

 Lista Subliniere (Underline) – permite alegerea unui stil de subliniere.

 Lista Culoare (Color) – permite modificarea culorii textului.

 Tăiere text cu o linie (Stikethrough) – taie textul selectat cu o linie

 Exponent (Superscript) – formatare ca exponent

 Indice (Subscript) – formatare ca indice

O mare parte din opţiunile de formatare ale filei Font a casetei de dialog Formatare celule (Format Cells) sunt disponibile şi din tabul Pornire → grupul Font (tabul Home → grupul Font), şi anume: